环球聚焦：单位应注意离职员工资料的保存

□上海通乾律师事务所 朱慧 武慧琳

员工离职了，相关资料是否应当保存，需要保存多久？有些用人单位认为，保存离职员工的资料是一种负担，如果不小心泄露还可能惹来麻烦，倒不如尽快处理掉。我们认为，用人单位还是要注意离职员工的资料保存，否则一旦发生劳动争议，有可能导致用人单位因为缺少证据而败诉。

(资料图)

我们先来看一则案例：

2020年2月8日，甲公司因张先生严重违反规章制度而解除了与其的劳动合同；2021年1月5日，张先生向甲公司发函要求支付违法解除劳动合同的赔偿金8万元及加班工资2万元，甲公司未予理睬；2021年12月，张先生申请劳动仲裁。此时甲公司才发现，涉及张先生严重违反规章制度的相关资料已经找不到了，甲公司在劳动仲裁中处于很不利的地位。

根据我国《劳动争议调解仲裁法》第六条的规定：与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第四十四条也明确：因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。

也就是说，没有保存离职员工资料将直接导致用人单位在劳动仲裁中无法完成举证义务，因此用人单位需要承担不利的后果。

那么，用人单位应保存离职员工的资料到何时呢？我们认为，一般应当从员工离职之日起保存至少两年，在两年后，可以结合离职员工是否主张权利等情况，考虑是否延长保存时间。

根据《劳动合同法》的规定：“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”这虽然是对劳动合同文本保存时间的规定，但其他资料也是可以参照适用的。

有的用人单位可能会提出疑问：劳动仲裁的时效不是一年吗？为什么这些资料需要保存两年甚至更久呢？

的确，劳动争议申请仲裁的时效期间一般是从当事人知道或者应当知道其权利被侵害之日起计算一年，但《劳动争议调解仲裁法》还规定：

仲裁时效，因当事人一方向对方当事人主张权利，或者向有关部门请求权利救济，或者对方当事人同意履行义务而中断。从中断时起，仲裁时效期间重新计算。因不可抗力或者有其他正当理由，当事人不能在本条第一款规定的仲裁时效期间申请仲裁的，仲裁时效中止。从中止时效的原因消除之日起，仲裁时效期间继续计算。

因此，用人单位保存离职员工资料的时间需结合离职员工主张权利等情况予以延长。

前述案例中，用人单位2020年2月8日解除与张先生的劳动合同，但张先生在2021年1月5日向甲公司主张过权利，仲裁时效因此中断，而从中断时起仲裁时效重新起算，这就导致张先生2021年12月提起仲裁仍在时效之内。如果甲公司对保存离职员工资料加以重视，特别是在张先生于离职近一年后向甲公司主张权利时引起警觉，妥善保管与张先生相关的资料，就不会在仲裁中由于证据不足而处于不利境地了。

综上，用人单位从维护自身合法权益的角度应妥善保存离职员工的资料，保存时间一般不少于两年。对于可能发生劳动争议的离职员工更要引起重视，做好资料保存。

用人单位从维护自身合法权益的角度应妥善保存离职员工的资料，保存时间一般不少于两年。对于可能发生劳动争议的离职员工更要引起重视，做好资料保存。

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